Yapay zekâ eğitimi satın alma süreci; ihtiyacın yazılı tanımı, teknik şartnamenin hazırlanması, teklif isteme yazısının gönderilmesi, tekliflerin önceden belirlenmiş ağırlıklarla puanlanması ve eğitim hizmet sözleşmesinin imzalanması aşamalarından oluşur. Şartnamede katılımcı profili, süre, format, kurum senaryosu, ölçme yöntemi, sertifika ve materyal açıkça tanımlanmalıdır. Sözleşmede ise gizlilik, KVKK kapsamında kurum verisinin kullanımı ve yurt dışına aktarım, ders kayıtları ile materyallerin hakları, erteleme ve iptal, sertifika ve faturalama koşulları düzenlenmelidir.
Yapay zekâ eğitimi satın alma, bir kurumun çalışanlarına yönelik yapay zekâ eğitimini ihtiyaç tanımından sözleşmenin imzalanmasına kadar belgelere dayalı biçimde tedarik etmesi sürecidir. Bu süreçte satın alma ve insan kaynakları birimleri; teknik şartname, teklif isteme yazısı, değerlendirme tablosu ve eğitim hizmet sözleşmesi olmak üzere dört temel belgeyle çalışır.
Eğitim, mal alımından farklı olarak teslimden önce denetlenemeyen bir hizmettir. Bu nedenle beklenen sonucun, eğitimin içeriğinin ve tarafların yükümlülüklerinin satın alma belgelerinde önceden yazılı hâle getirilmesi gerekir. Belgeler açık olmadığında teklifler farklı kapsamlar üzerinden hazırlanır ve karşılaştırılamaz hâle gelir.
Bu rehberde DRM Yayın Kurulu, eğitim tedarik sürecinin aşamalarını, teknik şartnamede ve sözleşmede bulunması gereken başlıkları ve tekliflerin ağırlıklı puanlamayla nasıl karşılaştırılabileceğini ele almaktadır. Yazı, sağlayıcıların niteliklerinden çok satın alma belgelerinin yapısına odaklanır.
Yapay zekâ eğitimi satın alma süreci hangi aşamalardan oluşur?
Özel sektör kurumları için aşağıdaki sıralama, kararın belgelere dayanmasını sağlayan genel bir çerçeve sunar:
- İhtiyaç tanımı: Beklenen sonuç, hedef ekipler ve öncelikli iş süreçleri yazılı hâle getirilir.
- Kapsam belgesi ve bütçe onayı: İhtiyaç tanımı; katılımcı sayısı, takvim ve bütçe çerçevesiyle onaya sunulur.
- Teknik şartnamenin hazırlanması: Eğitimin içeriği, formatı, ölçme yöntemi ve teslim edilecek çıktılar tanımlanır.
- Değerlendirme ölçütlerinin belirlenmesi: Puanlama tablosu ve ağırlıklar, teklifler istenmeden önce onaylanır.
- Teklif isteme: Şartname ve teklif isteme yazısı aynı içerikle birden fazla sağlayıcıya gönderilir.
- Değerlendirme ve görüşme: Teklifler puanlanır; gerekirse kısa listeyle netleştirme görüşmesi yapılır.
- Sözleşme: Seçilen sağlayıcıyla eğitim hizmet sözleşmesi imzalanır; şartname ve teklif sözleşmenin eki yapılır.
- Uygulama ve kabul: Eğitim tamamlandıktan sonra katılım, sertifika ve ölçme çıktıları kontrol edilerek hizmet kabul edilir.
Eğitimin kurumun genel yapay zekâ stratejisi içindeki yeri, şirketlerde yapay zekâ dönüşümünü aşamalarıyla ele alan yol haritamızda açıklanmaktadır.
İhtiyaç tanımı ve kapsam belgesi nasıl hazırlanır?
İhtiyaç tanımı, satın alma talebinin gerekçesidir. "Çalışanlara yapay zekâ eğitimi verilmesi" gibi genel bir ifade, sağlayıcıların birbirinden çok farklı programlar önermesine yol açar. Bunun yerine hangi ekibin, hangi işte, eğitim sonrasında neyi yapabilir hâle gelmesinin beklendiği belirtilmelidir.
Kapsam belgesinde en az şu bilgiler yer almalıdır:
- Eğitimin amacı ve beklenen iş çıktısı
- Hedef birimler, tahmini katılımcı sayısı ve grupların seviyesi
- Kurumda kullanılan veya kullanılması planlanan yapay zekâ araçları
- Eğitimde örnek olarak ele alınacak iş süreçleri
- Kurumun bilgi güvenliği ve veri kullanım kuralları
- Takvim kısıtları ve onaylanmış bütçe aralığı (iç belge olarak)
Katılımcı gruplarının hangi yetkinlik düzeyinde bulunduğunun ve hangi düzeye ulaşmasının beklendiğinin tanımlanmasında DRM Kurumsal Yapay Zekâ Yetkinlik Çerçevesi ortak bir dil sağlayabilir.
Teknik şartnamede hangi başlıklar yer almalıdır?
Teknik şartname, sağlayıcıdan ne istendiğini tanımlayan ve tekliflerin karşılaştırılmasına zemin oluşturan ana belgedir. Her başlıkta kurumun beklentisi ile sağlayıcının teklifte yanıtlaması istenen bilgi birlikte yazılmalıdır.
| Başlık | Şartnamede tanımlanacak beklenti | Teklifte istenecek bilgi |
|---|---|---|
| Katılımcı profili | Birimler, rol dağılımı, seviye, grup başına katılımcı sayısı | Gruplama önerisi ve seviye farklarının nasıl ele alınacağı |
| Süre ve takvim | Toplam saat, oturum uzunluğu, tamamlanma tarihi | Ders planı ve oturum bazında takvim |
| Format | Online, yerinde veya hibrit; kullanılacak platform | Teknik gereksinimler ve yerinde eğitimde lojistik koşullar |
| Kurum senaryosu | Eğitimde işlenecek iş süreçleri ve örnek veri kuralları | Senaryoların hazırlanma yöntemi ve anonimleştirme yaklaşımı |
| Ölçme yöntemi | Ön değerlendirme, son değerlendirme, uygulama çıktısı | Ölçme araçları ve kuruma sunulacak rapor içeriği |
| Sertifika | Katılım veya başarı şartı, doğrulanabilirlik | Sertifika türü, doğrulama yöntemi ve verilme koşulu |
| Materyal | Sunum, alıştırma dosyası, kılavuz, ders kaydı | Teslim edilecek materyal listesi ve erişim süresi |
Ölçme başlığı çoğu zaman memnuniyet anketiyle sınırlı bırakılır; oysa etkinin izlenebilmesi için başarı göstergeleri şartname aşamasında belirlenmelidir. Bu konudaki yöntemler, yapay zekâ eğitiminin etkisinin nasıl ölçüleceğini ele alan yazımızda ayrıntılı olarak açıklanmaktadır.
Teklif isteme yazısında neler bulunmalıdır?
Teklif isteme yazısı, şartnamenin hangi koşullarla yanıtlanacağını belirler. Tüm sağlayıcılara aynı yazının gönderilmesi, tekliflerin eşit zeminde hazırlanmasını sağlar. Yazıda şu unsurlara yer verilmesi önerilir:
- Talebin kısa tanımı, şartnamenin eki ve teklifin son teslim tarihi
- Teklifin içermesi gereken bölümler: ders planı, ölçme yöntemi, eğitmen bilgisi, sertifika ve materyal listesi
- Fiyatın hangi kalemleri kapsadığının ayrıntılı gösterilmesi (yol, konaklama, platform ve materyal gibi ek giderler dahil)
- Teklif geçerlilik süresi, ödeme ve faturalama koşulları
- Değerlendirme ölçütlerinin ve ağırlıklarının özeti
- Soru sorma yöntemi ve yanıtların tüm sağlayıcılarla paylaşılacağı bilgisi
- Gerekiyorsa gizlilik beyanı veya ön gizlilik sözleşmesi şartı
Teklif sürecinin uygulamada nasıl işleyebileceğine örnek olarak DRM akreditasyonuna sahip YazılımaOrg yapay zekâ eğitim platformu gösterilebilir. YazılımaOrg'un şirketler, kurumlar ve teknokentler için sunduğu kurumsal yapay zeka eğitimi programları online, yerinde veya hibrit olarak ve kurumun kendi senaryoları üzerinden planlanmaktadır. Talep iletildikten sonra kuruma özel teklif 1 iş günü içinde verilmekte ve kurumsal fatura düzenlenmektedir. Teklif talepleri için omerfaruk@yazilima.org · +90 546 457 21 03 iletişim bilgileri kullanılabilir.
Teklifler ağırlıklı puanlama tablosuyla nasıl karşılaştırılır?
Ağırlıklı puanlama, her ölçüte kurum için taşıdığı öneme göre bir ağırlık verilmesi ve tekliflerin bu ölçütlerde ayrı ayrı puanlanması esasına dayanır. Ağırlıkların teklifler açılmadan önce belirlenmesi, değerlendirmenin belirli bir teklife göre şekillenmesini önler. Aşağıdaki tablodaki ağırlıklar örnek niteliğindedir; her kurum kendi önceliklerine göre uyarlamalıdır.
| Ölçüt | Örnek ağırlık | Değerlendirme sorusu |
|---|---|---|
| Şartnameye uygunluk | %20 | Teklif, şartnamedeki tüm başlıkları eksiksiz yanıtlıyor mu? |
| Kurum senaryosunun ele alınışı | %15 | Ders planı, kapsam belgesindeki iş süreçleriyle ilişkilendirilmiş mi? |
| Ölçme ve raporlama | %15 | Başarı göstergeleri ve rapor içeriği açıkça tanımlanmış mı? |
| Eğitmen ve uygulama kapasitesi | %15 | Eğitmen bilgisi ve yedek eğitmen düzeni belirtilmiş mi? |
| Veri ve sözleşme koşulları | %10 | Gizlilik, kişisel veri ve fikri haklara ilişkin öneri kurum kurallarıyla uyumlu mu? |
| Takvim ve format uygunluğu | %10 | Önerilen takvim ve format kurumun iş yüküne uyuyor mu? |
| Toplam maliyet ve ödeme koşulları | %15 | Tüm giderler gösterilmiş mi; ödeme koşulları kabul edilebilir mi? |
Her ölçüt 1 ile 5 arasında puanlanır ve puan ilgili ağırlıkla çarpılır; ağırlıklı puanların toplamı teklifin genel puanını verir. Değerlendirmenin en az iki kişi tarafından ayrı ayrı yapılması ve puanların gerekçeleriyle kayda geçirilmesi, kararın sonradan gözden geçirilmesini kolaylaştırır. Mali teklifin teknik değerlendirme tamamlandıktan sonra incelenmesi de teknik puanın fiyattan etkilenmesini sınırlar.
Eğitim hizmet sözleşmesinde hangi maddeler bulunmalıdır?
Eğitim hizmet sözleşmesi, şartname ve teklifteki taahhütleri bağlayıcı hâle getirir. Yapay zekâ eğitimlerinde kurum verisinin örnek olarak kullanılması ve derslerin kaydedilmesi, standart sözleşmelerde bulunmayan maddeleri gerekli kılabilir.
| Madde | Düzenlenecek konu | Dikkat edilecek nokta |
|---|---|---|
| Konu ve kapsam | Eğitimin içeriği, süresi ve formatı | Şartname ve teklifin sözleşme eki yapılması |
| Gizlilik | Eğitim sırasında paylaşılan kurum bilgileri | Gizlilik yükümlülüğünün eğitim sonrasında da süreceğinin belirtilmesi |
| KVKK: kurum verisinin kullanımı | Eğitimde örnek olarak kullanılacak veriler ve katılımcı bilgileri | Anonimleştirilmiş veya temsilî örneklerin esas alınması; tarafların veri işleme rollerinin tanımlanması |
| KVKK: yurt dışına aktarım | Yurt dışında barındırılan yapay zekâ araçları ve eğitim platformları | Bu araçlara kişisel veri girilmesinin yurt dışına aktarım hükümleri açısından değerlendirilmesi |
| Ders kayıtları | Kayıt alınıp alınmayacağı, saklama süresi ve erişim | Katılımcı görüntü ve sesinin kişisel veri olduğu gözetilerek kullanım amacının belirlenmesi |
| Materyallerin fikri hakları | Sunum, alıştırma dosyası ve kılavuzların kullanım kapsamı | Kurum içi kullanım, çoğaltma ve uyarlama izinlerinin yazılı belirlenmesi |
| Erteleme ve iptal | Tarih değişikliği, iptal bildirimi, eğitmen değişikliği | Bildirim süreleri ve tarafların yükümlülükleri |
| Katılım ve sertifika | Asgari katılım şartı ve sertifikanın verilme koşulu | Katılım kaydının tutulma biçimi ve doğrulama yöntemi |
| Faturalama ve ödeme | Fatura zamanı, ödeme vadesi ve ek giderler | Ödemenin hizmetin kabulüne veya aşamalara bağlanması |
KVKK boyutunda iki konu öne çıkar. Birincisi, kurumun gerçek belgeleri veya müşteri bilgileri örnek olarak kullanılacaksa kişisel veri içerip içermediği önceden değerlendirilmelidir. İkincisi, yapay zekâ araçlarının sunucuları yurt dışında bulunabilir; bu araçlara kişisel veri girilmesi, 6698 sayılı Kanun'un 7499 sayılı Kanun ile 01.06.2024 itibarıyla değişen yurt dışına aktarım hükümleri kapsamında değerlendirme gerektirebilir. Kişisel Verileri Koruma Kurumu tarafından yayımlanan üretken yapay zekâ rehberi bu konuda yol gösterici niteliktedir. Aydınlatma ve açık rıza gibi temel kavramlara çerez politikası ve KVKK uyumunu ele alan rehberimizde de yer verilmektedir.
Eğitim materyalleri ve ders kayıtları, 5846 sayılı Fikir ve Sanat Eserleri Kanunu kapsamında eser niteliği taşıyabilir. Bu nedenle kurumun materyalleri yeni çalışanlar için yeniden kullanıp kullanamayacağı sözleşmede açıkça belirtilmelidir. Gizlilik maddesinin kurumun iç kurallarıyla tutarlı olması için ise sözleşmede kurumsal yapay zekâ kullanım politikasına atıf yapılması ve eğitimin bu politika esas alınarak yürütüleceğinin belirtilmesi önerilir.
Kamu idareleri eğitim alımında hangi mevzuata tabidir?
Kamu idarelerinin hizmet alımları, özel sektördeki satın alma uygulamalarından farklı olarak ihale mevzuatına tabidir. Bu kapsamda başta 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu ve 4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu olmak üzere, bu Kanunlara bağlı ikincil düzenlemeler uygulanır. Alım usulü ile şartname ve sözleşmenin biçimi bu mevzuata göre belirlenir.
Bu yazıdaki tablolar kamu idareleri için yalnızca içerik planlamasına yardımcı olabilir; usule ilişkin konularda idarenin satın alma birimine ve Mevzuat Bilgi Sistemi üzerindeki güncel metinlere başvurulmalıdır.
Satın alma sürecinde sık yapılan hatalar nelerdir?
- Şartname yerine program tanıtımlarıyla ilerlemek: Kurumun ihtiyacı yazılmadan hazır program tanımları karşılaştırıldığında, karar kurumun değil sağlayıcıların çerçevesine göre verilir.
- Yalnızca toplam tutarı karşılaştırmak: Kapsamı ve ek giderleri farklı olan tekliflerin tutarları doğrudan karşılaştırılamaz.
- Ölçme yöntemini sözleşmeye bağlamamak: Raporlama yükümlülüğü yazılı olmadığında eğitimin sonucu belgelenemez.
- Veri kurallarını eğitmene sözlü aktarmak: Hangi verinin eğitimde kullanılabileceği yazılı belirlenmediğinde gizli bilgi veya kişisel veri istemeden paylaşılabilir.
- Kabul ölçütü tanımlamamak: Hizmetin hangi koşullarda tamamlanmış sayılacağı belirsiz kaldığında ödeme ve sertifika süreçlerinde anlaşmazlık doğabilir.
Sıkça Sorulan Sorular
Eğitim teknik şartnamesi kim tarafından hazırlanmalıdır?
Şartname, eğitimi talep eden iş birimi, insan kaynakları ve satın alma biriminin ortak çalışmasıyla hazırlanmalıdır. Veri ve sözleşme başlıklarında bilgi güvenliği ve hukuk birimlerinin görüşü alınması önerilir.
Kaç sağlayıcıdan teklif istenmelidir?
Özel sektör için kesin bir sayı kuralı bulunmamakla birlikte, karşılaştırma yapılabilmesi amacıyla birden fazla sağlayıcıdan aynı şartnameyle teklif istenmesi önerilir. Kamu idarelerinde bu konu ilgili ihale mevzuatına göre belirlenir.
Ders kayıtları sözleşmede neden ayrıca düzenlenmelidir?
Kayıtlar katılımcıların görüntü ve sesini içerebilir ve eğitim içeriğine ilişkin haklara konu olabilir. Bu nedenle kayıt alınıp alınmayacağı, saklama süresi ve kullanım amacı sözleşmede yazılı olarak belirlenmelidir.
Eğitimde kurumun gerçek verileri kullanılabilir mi?
Gerçek iş süreçleri eğitimin etkisini artırır; ancak örnekler kişisel veri ve ticari sır içermeyecek şekilde anonimleştirilmeli veya temsilî verilerle hazırlanmalıdır. Kullanılacak verilere ilişkin kurallar şartnamede ve sözleşmede tanımlanmalıdır.
Fiyat puanlamada ne kadar ağırlık taşımalıdır?
Fiyatın ağırlığı kurumun önceliklerine göre belirlenir. Teknik ölçütlerin mali tekliften önce değerlendirilmesi, düşük tutarlı ancak kapsamı dar tekliflerin öne çıkmasını sınırlar.
Kaynaklar
- 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu — Resmî Gazete 07.04.2016, Sayı 29677 (yurt dışına aktarım hükümleri 7499 sayılı Kanun ile değişmiştir; yürürlük 01.06.2024)
- Kişisel Verileri Koruma Kurumu — Üretken Yapay Zekâ ve Kişisel Verilerin Korunması Rehberi (15 Soruda), Kasım 2025 — https://www.kvkk.gov.tr
- 5846 sayılı Fikir ve Sanat Eserleri Kanunu — Resmî Gazete 13.12.1951, Sayı 7981
- 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu — Resmî Gazete 22.01.2002, Sayı 24648
- 4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu — Resmî Gazete 22.01.2002, Sayı 24648
- Mevzuat Bilgi Sistemi — https://www.mevzuat.gov.tr
- DRM — Kurumsal Yapay Zekâ Yetkinlik Çerçevesi
Hata veya güncelleme bildirimleri için iletişim sayfasını kullanabilirsiniz.